Kebijakan penyederhanaan birokrasi meliputi 3 (tiga) tahapan, yakni penyederhanaan struktur organisasi, penyetaraan jabatan administrasi ke dalam jabatan fungsional, dan penyesuaian sistem kerja. Pemerintah Kota Yogyakarta telah melakukan penyederhanaan struktur organisasi dan penyetaraan jabatan administrasi ke dalam jabatan fungsional pada tanggal 31 Desember 2021, untuk selanjutnya memasuki tahapan penyesuaian sistem kerja yang mengacu pada Peraturan Menteri PANRB Nomor 7 Tahun 2022 tentang Sistem Kerja pada Instansi Pemerintah untuk Penyederhanaan Birokrasi.

Kebijakan penyederhanaan birokrasi dilakukan melalui transformasi organisasi Instansi Pemerintah dari organisasi tradisional (hierarki) menjadi organisasi yang lincah (agile). Beberapa alasan penting dilaksanakannya penyederhanaan birokrasi diantaranya:

• mengurangi hambatan prosedural dalam pengambilan keputusan;
• meningkatnya kolaborasi untuk mencapai sinergi dalam mewujudkan target-target kinerja;
• mendorong pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan pemerintahan; dan
• mengubah budaya kerja struktural ke budaya inovatif.

Berdasarkan Peraturan Menteri PANRB Nomor 7 Tahun 2022, penyesuaian sistem kerja meliputi mekanisme kerja dan proses bisnis.  Batas waktu penyesuaian sistem kerja tersebut paling lambat dilaksanakan 1 (satu) tahun terhitung sejak diundangkan, yaitu 10 Februari 2023. Menindaklanjuti hal tersebut, Pemerintah Kota Yogyakarta sedang menyiapkan Rancangan Peraturan Walikota Yogyakarta tentang Sistem Kerja. Namun, masih ada beberapa hal yang perlu dicermati bersama dan menyiapkan antisipasi pada aspek - aspek yang akan terdampak atas penerapan mekanisme kerja baru. Oleh karena itu, pada hari Kamis, 1 September 2022 diselenggarakan Focuss Group Discussion (FGD) dengan tema "Pencermatan Rancangan Kebijakan Sistem Kerja untuk Penyederhanaan Birokrasi di Pemerintah Kota Yogyakarta" secara virtual.

Pemerintah Kota Yogyakarta melalui Bagian Organisasi Sekretariat Daerah menghadirkan Asisten Deputi Perumusan Kebijakan Sistem Kelembagaan dan Tata Laksana, Dr. Deny Isworo M.T.m S.Sos., M.Si. bersama tim dari Kementerian PANRB sebagai narasumber dalam FGD tersebut. Asisten Administrasi Umum, Drs. Kris Sarjono Sutejo, M.M. membuka acara FGD dan mengharapkan ada pencerahan secara total dari Kementerian PANRB terhadap rancangan kebijakan sistem kerja di Pemerintah Kabupaten/Kota. Melalui FGD tersebut diharapkan, penerapan sistem kerja untuk penyederhanaan birokrasi di Pemerintah Kota Yogyakarta dapat selaras dengan arah kebijakan dari pemerintah pusat dan sesuai kebutuhan di pemerintah daerah.